หลายคนคงพอรู้แล้วว่า Google เปลี่ยนนโยบายการให้บริการ Google Workspace for Education (Google Apps for Education, G Suite for Education) ที่เดิมให้ใช้งานได้ฟรีและได้พื้นที่ไม่จำกัด มาเป็นฟรีแต่จำกัดพื้นที่เป็น storage pool 100 TB ต่อ "tenant" -- เน้นว่า ต่อ tenant นะครับ ไม่ใช่ต่อ user โดยนโยบายนี้มีผลไปแล้วตั้งแต่ต้นปี 2022

เหตุที่ Google แจ้งเปลี่ยนนโยบาย เท่าที่เราได้รับฟังมาจากทาง Google เป็นเพราะ มีการใช้งานผิดวัตถุประสงค์จำนวนมาก เกิดขึ้นสถาบันการศึกษาทุกระดับ ตั้งแต่โรงเรียนประถมในประเทศกำลังพัฒนาไปจนถึงมหาวิทยาลัยชั้นนำในประเทศที่พัฒนาแล้ว ไม่ได้เจาะจงมาที่มหาวิทยาลัยไหน หรือประเทศไหน ต้นเหตุ ทาง Google ก็เชื่อว่า เพราะใช้ได้ไม่จำกัดนี่แหละ เลยทำให้ผู้ใช้จำนวนหนึ่ง abuse ระบบ เก็บข้อมูลละเมิดลิขสิทธิ์ แชร์ไปนอก tenant ก็มี ทำ streaming เถื่อนก็มี ที่แย่ไปกว่านั้น มีคนใช้พื้นที่ไม่จำกัดของ for Education เป็นช่องทางหากิน (i.e. เอาพื้นที่ไปขายบน fb, laz, shopee) ซึ่งมันผิดวัตถุประสงค์การให้บริการสถาบันการศึกษาและผิดกฎหมาย

กลับมาที่ storage pool - กรณีของ มข. เท่ากับว่า นักศึกษาและศิษย์เก่า (kkumail.com) มากกว่า 100,000 users จะใช้ storage pool 100 TB ร่วมกัน เช่นเดียวกับบุคลากร (kku.ac.th) 10,000 กว่า users ก็ใช้ 100 TB ร่วมกัน ในขณะที่ ณ วันนี้ kkumail.com เราใช้พื้นที่ไปเกือบ 10 PB (10,000 TB) และ kku.ac.th ใช้ไปเกือบ ๆ 900 TB เกินโควต้า storage pool ไปเยอะมาก ๆ

เราทราบเรื่องนี้ตั้งแต่ Google เปลี่ยนนโยบาย แต่เราไม่ได้แจ้งผู้ใช้งาน เพราะ กรณีของ มข. ยังพอมีเวลาก่อนที่โควต้า storage pool จะมีผลบังคับ รวมถึงรอเครื่องมือของ Google ที่จะออกมาช่วยในการบริหารจัดการ เพื่อที่จะได้เลือกวิธีการที่เหมาะสม กระทบผู้ใช้งานน้อยที่สุด และจะได้สื่อสารถึงผู้ใช้ทีเดียว

อย่างแรกที่ดำเนินการไปแล้ว คือ 100 TB ไม่พอในการใช้งานแน่ ๆ ปีที่ผ่าน ๆ มามหาวิทยาลัยโดยฝ่ายดิจิทัลกับสำนักดิจิทัลฯ จัดหา licenses Google Workspace for Education Plus เพิ่ม เพิ่อขยาย storage pool ที่ใช้ด้วยกัน สถานะ ณ ปัจจุบัน kkumail.com มีโควต้า storage pool ที่ประมาณ 1.5 PB (1,500 TB) และของ kku.ac.th มีโควต้าประมาณ 400 TB ซึ่งน่าจะพอ หากมีการบริหารจัดการและไม่นำไปใช้ผิดวัตถุประสงค์ ส่วนกลางคงต่ออายุ license ไปเรื่อย ๆ แหละครับ แต่เราคงไม่สามารถขยายพื้นที่ได้มากไปกว่านี้ แปลว่ายังไง kkumail.com ก็จำกัดพื้นที่ storage pool 1.5 PB และ kku.ac.th จำกัดที่ 400 TB - หากวันไหนเราใช้เกินโควต้า storage pool จะ lock เป็น read-only "ทุกคน" จะ save/write/upload เข้า Google Drive อีกไม่ได้

เรื่องถัดมา ที่กำลังดำเนินการ คือการติดตามการใช้งานผิดวัตถุประสงค์ ซึ่งพบว่าเป็นสาเหตุหลักที่มีการใช้พื้นที่เยอะทั้ง 2 tenants อจก. scan ด้วยตาคร่าว ๆ จะลดการใช้พื้นที่ลงได้ราว ๆ 30-50% อันนี้ผู้ใช้งานปกติจะไม่ได้รับผลกระทบอะไรเลย ไม่มีอะไรต้องกังวลครับ

และเรื่องที่ต้องแจ้งคือ หลังจากนี้เราจำเป็นต้องจำกัดพื้นที่การใช้งานครับ ตอนนี้ นศ. ศิษย์เก่า (kkumail.com) จำกัดโควต้าไปแล้วไม่เกิน user ละ 40 GB ส่วนบุคลากร (kku.ac.th) จำกัดไม่เกิน 500 GB ครับ .. ตัวเลขนี้คือ over-quota/over-subscription นะครับ แปลว่า storage pool จริง ๆ มันไม่พอที่จะให้ใช้จนเต็มโควต้าทุกคนหรอกครับ แต่ประเมินดูจากการใช้งานตอนนี้ เลือกตัวเลข 40/500 GB เพราะ users ส่วนใหญ่จะไม่ได้รับผลกระทบอะไร และถ้าช่วยกันบริหารจัดการจะใช้งานได้อีกหลายปี

สำหรับคนที่ได้รับผลกระทบจากการจำกัดโควต้า หรืออยากจัดระเบียบข้อมูลให้พอใช้ในระยะยาว จะทำยังไงดี?

อจก. เกินโควต้าทั้ง 2 tenants (555+) ถึงจะเป็น tenant super admin. เป็น CTO ของมหาวิทยาลัย ก็ไม่ได้รับการยกเว้นเด้อ (^^!) .. ขั้นตอนต่อไปนี้คือสิ่งที่ อจก. ทำกับข้อมูลตัวเองที่เก็บใน Google Drive ฝากเป็นคำแนะนำนะครับ

1. แยกข้อมูลเป็น 2 กลุ่มคือ (งาน/ใช้บ่อย/แชร์กับคนอื่น) กับ (ส่วนตัว/ไช้ไม่บ่อย/ไม่แชร์)

2. (งาน/ใช้บ่อย/แชร์กับคนอื่น) แนะนำให้เก็บไว้ Google Drive เหมือนเดิม เราจะไม่ต้องเปลี่ยนกระบวนการทำงาน/สอน/เรียน

3. (ส่วนตัว/ใช้ไม่บ่อย/ไม่แชร์) แนะนำให้ย้ายข้อมูลไป Microsoft OneDrive - ทั้ง kkumail.com และ kku.ac.th มี Microsoft OneDrive ให้ใช้ทั้งคู่ เบื้องต้นมีโควต้า "user" ละ 1 TB ขยายเป็น 5 TB อัตโนมัติ และ request admin ขยายได้สุดที่ 25 TB

4. การทำงาน หลังจากนี้ พยายามสร้าง Google Docs, Sheets, Slides น Google Drive ก่อน จะใช้พื้นที่เก็บน้อยกว่า - เลี่ยงการ upload ไฟล์ MS Word, Excel, PowerPoint ขึ้นไปแชร์บน Google Drive โดยไม่จำเป็น - ทุกอย่างที่ upload ขึ้น Google Drive จะนับพื้นที่กินโควต้าครับ

5. Microsoft OneDrive app บน iOS (และน่าจะ Android ด้วย) สามารถ sync photo ในมือถือได้เหมือนกับ Google Photo app ถ้าจะเก็บรูปขึ้น cloud เปลี่ยนไปใช้ MS OneDrive ได้ครับ

6. Google ใช้วิธีนับโควต้ารวมทุกบริการ รวมถึง Gmail kkumail.com/kku.ac.th ด้วย เมลฉบับไหนไม่จำเป็นต้องเก็บ ควร delete/trash/bin ครับ

7. ฝึกฝนทักษะการบริหารจัดการ storage ของตัวเองครับ มันคือ digital literacy ที่ควรมีติดตัว ที่ไหน ๆ บริษัทไหน ๆ บนโลกนี้ก็จำกัดโควต้าทั้งนั้น เป็นความผิดพลาดของเรา/ผมเองที่เคยสื่อสารกับ นศ. บุคลากร ให้ใช้งาน cloud storage โดยไม่ได้ฝึกทักษะบริหารจัดการ storage หากมีพื้นที่จำกัด

8. กรุณาอย่าใช้ผิดวัตถุประสงค์ครับ ใช้ทำงานได้ เรียนได้ เก็บข้อมูลส่วนตัวได้ โควต้าที่มีพอใช้สบาย ๆ เลย .. แต่ถึงขั้นเอาไปหาผลประโยชน์เข้าตัวอย่างที่เกิดขึ้นกับสถาบันการศึกษาหลาย ๆ แห่งนี่มันเข้าข่ายผิดอาญาได้เลยหน่ะ

9. กรณีที่จำเป็นต้องใช้ในงาน เกินโควต้า และใช้ MS OneDrive ไม่ได้ ติดต่อ อจก. หรือ สำนักเทคโนโลยีดิจิทัลฯ ครับ

วิธีย้ายข้อมูลจาก Google Drive ไป MS OneDrive มี 3 วิธี

1. manual download ออกมาจาก Google Drive เก็บลงเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนตัว แล้ว upload ขึ้น MS OneDrive หรือ

2, ใช้ Google Takeout download ข้อมูลออกมา เก็บลงเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนตัว แล้ว upload ขึ้น MS OneDrive หรือ

3. ใช้ https://mover.io/ ย้ายข้าม cloud

หลังย้ายเสร็จค่อยลบไฟล์/โฟลเดอร์ที่ upload ไปแล้ว ออกจาก Google Drive

รายละเอียด คำแนะนำเพิ่มเติม สอบถามที่สำนักเทคโนโลยีดิจิทัลฯ ได้ครับ